Arkisto

Somettelu sallittua työajalla

07. maaliskuu 2016

Kurkkiiko joku olkani yli, kun surffailen netissä? Tarkistan Facebook-viestit, lisään kuvan Instaan, seuraan alan tapahtuman liverryksiä Twitterissä, kuvaan videon Snäppiin ja chättäilen. Mutta hei, minähän teen töitä! Nuoret ja kollegat ovat verkossa – siellä minunkin on siis oltava!

Esimerkki työhetkestä: Lataan Instagramiin hassunhauskan kuvan meistä ohjaajista, kun valmistelemme illan tapahtumaa nuorille. #ohjaajathulluttelee #oletkovalmisiltaan
Facebookissa kyselen kuulumisia ohjaaja-profiililla nuorelta, jota ei ole aikoihin näkynyt. Saisinkohan houkuteltua hänet illan tapahtumaan?
Liverrän Twitteriin viestin, onko naapurikunnan kollega tulossa seuraavan viikon yhteistyötapaamiseen. Liverrykseeni vastaakin opiskelutoverini Muoniosta, ja kertoo tulevansa pitämään esityksen tapaamiseemme. Hän linkittää Youtubessa olevan videon aiheesta ja löydän siitä vastauksen kauan miettimääni työasiaan.
Kyllä somessa on voimaa! Kymmenessä minuutissa hoidin monta asiaa.

Pirkanmaalaisten nuorisotakuutoimijoiden Internetin ja sosiaalisen median työkäyttö

Pirkanmaalla selvitettiin vuonna 2014 alueen nuorisotakuutoimijoiden Internetin ja sosiaalisen median työkäyttöä verkkoviestintäkartoituksella. Kyselyyn vastasi 73 (n=250). Vastanneista lähes 80 % kertoi käyttävänsä Internetin verkkopalveluita ja sosiaalista mediaa työtehtävissään, joista lähes puolet vähintään kerran viikossa. Työkäytön kolme suosituinta palvelua olivat Facebook, Youtube ja Lync (videoneuvotteluohjelmisto). Yleisimmät käyttötarkoitukset olivat tiedon etsiminen, oman organisaation palveluista tiedottaminen ja mainostaminen sekä viestintä asiakkaiden kanssa.

Verkkoviestintäkartoituksessa selvitettiin myös Internetin ja sosiaalisen median työkäytön edistäviä ja estäviä tekijöitä. Suurin osa (88 %) vastaajista suhtautui myönteisesti verkkopalveluiden ja sosiaalisen median työkäyttöön. He kokivat, että verkkopalveluiden ja sosiaalisen median käytöstä on hyötyä työviestinnässä, ja se edistää eri tahojen välistä yhteistyötä ja tietojen vaihtoa.

Lähes puolet (40 %) vastaajista koki osaavansa hyödyntää niitä heikosti. Kartoituksen mukaan kahdeksi suurimmaksi haasteeksi verkon työkäytölle nousivat useat viestintäkanavat ja ajanpuute. Ongelmallista vastaajien mukaan oli myös yhteisten pelisääntöjen ja selkeiden ohjeiden puuttuminen sekä kannustuksen vähyys.

Verkkoviestintäkartoituksen tulosten pohjalta muodostetussa onnistuneen verkkoläsnäolon mallissa on esitetty osa-alueita, jotka edistävät verkkopalveluiden ja sosiaalisen median työkäyttöä. Digitaalisen sisällön jakaminen sekä verkkopalveluiden ja sosiaalisen median työkäyttö tulisi nähdä osana normaalia työtä ja siihen olisi varattava tarvittavat aika-, väline- ja koulutusresurssit.

kaavio
Onnistuneen verkkoläsnäolon -malli. (Helynen, Informaatiotieteen pro gradu -tutkielma, 2015, Nuorisotakuutoimijoiden Internetin ja sosiaalisen median työkäyttö Pirkanmaalla.)

Onko sosiaalisen median työkäyttö riittävää?

Verkkoviestintäkartoituksesta heräsi seuraavia kysymyksiä: Onko sosiaalisen median työkäyttö riittävää? Pitäisikö lähes kaikkien työntekijöiden somettaa tai esimerkiksi käyttää videoneuvottelua työtehtävissä? Ajatellaanko, että hoitakoot innokkaat sometuksen ja verkon hyödyntämisen? Onko kaikki edes kokeillut? Ajattelevatko he ollenkaan, että somesta voisi löytyä edes pieni toiminto, mikä edistäisi juuri minun työtäni ja ammatillista osaamistani sekä verkostoitumista.

Virallinen organisaatioviestintä on perinteisesti hoidettu keskitetysti tehtävään vastuutetun henkilön toimesta. Tämä perinne vaikuttaa vielä ajattelutapaan. Helposti ajatellaan myös sosiaalisen mediaan liittyvän viestinnän olevan ‘jonkun muun’ tehtävä – vaikka organisaation tiedottajan tai viestintävastaavan. Sosiaalisen median yleistymisen myötä tämä ajattelu- ja organisointitapa on muuttunut ja jokaisella organisaation jäsenellä on yhtäläinen mahdollisuus viestiä avoimesti omaan asiantuntija-alueeseen kuuluvista asioista.

Kokeile rohkeasti yksin tai työkaverin kanssa!

Kokeilukulttuuri käyttöön ja arvostus sille, joka uskaltaa kokeilla, leikitellä ja epäonnistuakin. Kollegaa saa kannustaa ja voi kokeilla yhdessäkin. Hihitys päälle, jos menee metsään, eikä kerrota siitä kenellekään. Mutta sitten vasta sometetaankin, kun onnistutaan. Kuva Instaan onnistuneiden ammattilaisten ilmeistä! Yksi kuva kertoo paikkakuntalaisille, muille suomalaisille ja muulle maailmalle työryhmämme onnistumisesta. Kuva kertoo nuorille, että meidän palveluumme kannattaa tulla – siellä voi ilo ja innostus tarttua. Kuva kertoo poliitikoille ja kuntalaisille, mihin toimintaan investoidut rahat menevät, ja mihin kannattaa jatkossakin investoida.

Herääkö kateus someosaajia kohtaan?

Somesta tietämätön pomo tai kollega helposti tyrmää someinnostujan. Onhan se kamalaa, jos kollega muutamalla somenapin painalluksella kuulee samantien uusimmat ammatilliset trendit ja uutiset isolla kirkolla olevasta alan tapahtumasta! Pahimmillaan vielä viestittelee suoraan ministeriössä työskentelevän alan asiantuntijan kanssa ja kertoo meidän alueen ja tiimin kuulumisista.

Yhtenä suurimpana sosiaalisen median työkäytön esteenä pirkanmaalaiset nuorisotakuutoimijat kokivat kartoituksen mukaan kollegoiden ja erityisesti esimiesten kannustuksen puutteen. Jotkut kertoivat joutuvansa jopa salaamaan työtä edistävän sometuksen.

Somettamisen onnistuminen edellyttää esimiehen tukea ja nykyaikaiset mobiililaitteet

Somen ottaminen osaksi normaalia arkityötä edellyttää esimieheltä avointa asennetta ja kannustusta sekä koko tiimiltä kykyä ja halua lähteä toteuttamaan sitä. Kokeiluun tulee kannustaa ja sallia myös epäonnistumiset.

Kannustaminen vaatii uudenlaista asennetta ja osaamista, jos sosiaalisen median maailma on tuntematon. Ilman kannustusta on vaikeaa sopia tiimin uusista, yhteisistä sosiaalisen median toimintatavoista ja ‘säännöistä’. Esimerkiksi voitaisiin sopia, että jokaisen tiimiläisen vastuulla on päivittää tiimin somekanavia viikon kerrallaan oman työn ohessa. Lisäksi erilaisissa tilaisuuksissa käyvien tulee päivittää somea. Kellekään ei näin tule liikaa lisätyötä, ja on kuitenkin selkeästi sovittu pelisäännöistä. Jokaisen tiimin jäsenen persoonallisuus ja kiinnostuksen kohteet mahdollistavat sisällön monipuolisuuden. Somen työkäyttö on hyvä kirjata myös työnkuviin.

Kannustukseen kuuluu myös säännöllisen täydennyskoulutuksen mahdollistaminen, esimerkiksi alan verkkoseminaari tai -koulutus (esim. maksuttomat MOOC-verkkokurssit). Se säästää aikaa, rahaa ja voimia, kun ei tarvitse matkustaa.

Sometus vaatii nykyaikaiset mobiililaitteet eli älypuhelimen tai tabletin rajattomalla nettiyhteydellä. Mobiililaitteilla pystyy ottamaan kohtuullisen hyvälaatuisia kuvia ja videoita ja rajaton netti mahdollistaa ajasta- ja paikasta riippumattoman sometuksen myös oman työpisteen ulkopuolelta.

Onnistunut verkkoläsnäolo tuo näkyvyyttä sekä edistää yhteistyötä ja tehokkuutta

Sometuksen avulla on mahdollista lisätä palvelun tunnettavuutta, näkyvyyttä, joustavuutta ja vahvistaa positiivista mielikuvaa palvelusta. Sen avulla voi myös madaltaa kohderyhmän kynnystä ottaa yhteyttä sekä tarjota uudenlaisia keinoja yhteydenottoihin, vuorovaikutukseen ja palveluiden löytämiseen. Some voi toimia tiimiläisten oppimisympäristönä ja ammatillisen kasvun juurena. Parhaimmillaan lisänä tulee oman palvelun ja organisaation positiivinen mielikuva asiakkaille, nuorille, sidosryhmille ja kollegoille.

Somen työkäyttö muuttaa tapaa tehdä töitä/viestintää – pysytään asialinjalla, mutta kevyempi sisältö (esim. ohjaajien hauskan kuvan jakaminen, ystävälliset kasvot) houkuttelee tutustumaan ja mahdollisesti hakeutumaan palveluun. Palvelun takana ei ole virasto, vaan ihan oikeita ihmisiä. ‘Kapulakielisyydestä’ on merkkimäärältään rajoitetuissa (yleensä 160 merkkiä) someviesteissä luovuttava ja viranomaiskielen sijaan saatava viesti ymmärrettävästi perille lyhyenä ja ytimekkäänä.

Sosiaalisesta mediasta kannattaa ottaa hyödyt irti niissä viestinnän ja oman organisaation kohdissa, mihin se sopii. Se edistää nopeampaa, rennompaa, avoimempaa ja ymmärrettävämpää tiedotusta yli kunta- ja organisaatiorajojen. Se tuo organisaatiota ja palveluita näkyville ja toimii ammatillisen kasvun oppimisympäristönä. Se avaa verhoja toiminnan taakse ja tuo esiin organisaation sisimmän eli tiimiläisten persoonat. Nuorten kanssa toimiville tämä on erityisen tärkeää – olla mukana samoissa medioissa ja maailmassa kuin asiakkaat. Samalla edistetään nuorten tavoitettavuutta ja mahdollisuutta vuorovaikutukseen verkon välityksellä. Toiminnan avoimuus ja läpinäkyvyys vahvistaa organisaation olemassaoloa ja halua sen toiminnan kehittämiseen.

Katso kaikki blogikirjoitukset

Arkisto