SomeCamp kahvipaketteja päällekkäin pöydällä.

Arkisto

Leirin pystytys verkkoon – SomeCamp 2020

11. joulukuu 2020

“Elämme kovia aikoja, ystävä hyvä.”, tällä tavalla apaattisen näköinen koira tokaisee Aku Ankalle Carl Barksin riemastuttavassa tarinassa Puhuva koira. Lausahdus on ollut osuva monen ihmisen elämässä viimeisen vuoden aikana. Koronavirus on vaikuttanut arkeen lukuisin eri tavoin ja hankaloittanut monia asioita. Samalla se on pakottanut innovoimaan uutta ja tarkastelemaan palveluita sekä arkisia rutiineja uusista näkökulmista. Etäyhteyksien määrä on kasvanut valtavasti, palveluiden käyttäjät ja tarjoajat ovat viimeistään nyt siirtyneet verkkoon ja kokoontumisten kokoa on rajattu. Nämä kaikki asiat askarruttivat verkeläisiä jo keväällä, kun mietimme mitä teemme vuoden 2020 SomeCamp-tapahtumalle.

Aprikoimme vielä alkukeväästä 2020, että SomeCamp olisi mahdollista järjestää syksyllä perinteisesti kasvokkain. Paikkakin oli jo katsottu ja varattu Tampereelta syksyksi. Olimme myös keväällä päättäneet campin teemankin. Se oli tänä vuonna suunnitelmallisuus. Suunnitelmallisuuteen jouduimme turvautumaan itsekin, sillä päädyimme siihen, että tapahtuma tulisi muuttamaan muotoaan.

Päätös tehdä homma toisin

Huhtikuun loppupuolella alkoi olla selvää, että tapahtumaa ei kannattaisi järjestää perinteisesti kasvokkain, edes syksyllä. Tilavaraukset peruttiin ja ohjelma mietittiin osittain uusiksi, jotta se saatiin muokattua verkkoon sopivaan muotoon. Toukokuussa ilmoitimme julkisesti, että tapahtumalla on uusi konsepti ja SomeCamp siirtyisi verkkoon.

SomeCamp verkossa oli iso haaste, mutta samalla se antoi vapauden tutkiskella tapahtumaa ja sen rakennetta aivan uudella tavalla. Konsultoimme muutamaa tahoa verkkotapahtuman järjestämisestä ja saimme hyviä vinkkejä käytännön asioiden toteuttamiseen, kuten taukojen pituuteen ja ennakko-ohjeistukseen. Erityisesti meitä askarrutti, kuinka saisimme järjestettyä osallistujille mahdollisimman selkeän tapahtuman, kun irrallisia osioita oli paljon. Tämän lisäksi halusimme mahdollistaa interaktiivisen ohjelman ja pitää vielä sisältökin kiinnostavana. Ei mikään helppo tehtävä!

Ohjelma ja puhujat

Suurin haaste oli jo etukäteen tiedossa – miten mahdollistamme SomeCampille ominaisen vapaan jutustelun ja verkostoitumisen? Ajattelimme heti, että verkossa isoa määrää osallistujia on todennäköisesti vaikeampi hallita ja osallistaa. Siitä syntyikin idea viikoittain työskentelevistä pienryhmistä. Näissä ryhmissä pääsisi syventymään aiheeseen, mutta myös tutustumaan tiiviimmin muihin osallistujiin työskentelyn ohessa. Aiheiksi näille kolmelle ryhmälle valikoitui digitaalinen teknologia ryhmätoiminnassa, sosiaalinen media ja nuorisotyölliset botit. Jokainen näistä ryhmistä jaettiin työskentelyssä vielä pienempiin alaryhmiin.

Valitun aiheen ympärille kokoonnuttiin aina kerran viikossa isompana ryhmänä, jossa isompia linjoja käytiin läpi ja työskentely jatkui sitten tämän jälkeen omassa pienemmässä porukassa. Verkeläiset toimivat ryhmien vetäjinä ja jokaisella vetäjällä oli vapaat kädet siihen, kuinka ryhmiä juoksutettaisiin eteenpäin neljän viikon aikana (30.9 – 21.10. 2020). Ryhmäläiset saivat itse päättää kuinka paljon aikaansa he käyttivät tehtäviin ja millä tavoin he olivat yhteydessä toisiinsa virallisen ohjelman ulkopuolella.

Päätimme, että SomeCamp 2020 päättyisi “intensiivi”päiviin (nimi tuli siitä, että halusimme myös intensiivisempää ohjelmaa). Majoitus- ja logistiikkakulujen ollessa lähes nollissa, pystyimme tarjoamaan tapahtuman tällä kertaa kaikille ilmaiseksi, mutta myös panostamaan puhujiin ja oheismateriaaliin.

Puhujat päätettiin ottaa täysin nuorisotyön ulkopuolelta. Ajatuksena oli, että samoja asioita joita puhujat toivat esiin, voitaisiin hyödyntää myös nuorisotyöllisestä näkökulmasta. Taka-ajatuksena keynote-puheenvuoroissa oli koko ajan suunnitelmallisuus ja sen näkyväksi tuominen.

Intensiivipäivien tarkoitus oli tuoda osallistujia lähemmäs tapahtumaa ja tarjota mahdollisuuksia osallistua eri tavoin. Siksi jokaisen puhujan jälkeen oli sovittu Q&A-sessio, jossa jokaisella oli mahdollisuus esittää kysymyksiä. Iloksemme osallistujat olivat tässä suhteessa todella aktiivisia.

Kuvakkaappaus Zoomista, josa verkeläiset rinnakkain innoissaan SomeCampista
Verkeläiset jaksoivat hymyillä vielä ensimmäisen intensiivipäivänkin jälkeen

Suunnitelmallisuus taustalla

Verkeläisten kokemuksien mukaan digitaalisuus jää valitettavan usein omaksi saarekkeeksi, eikä sitä huomioida kokonaisvaltaisesti nuorisotyössä. Suunnitelmallisuus olikin tästä syystä mielestämme tärkeää ottaa käsittelyyn digitaalisen nuorisotyön näkökulmasta. Suunnitelmallinen lähestyminen toimintaan antaa tilaa tarkastella digitaalisuutta kokonaisvaltaisemmin ja peilata sitä vaikkapa oman organisaation strategisiin tavoitteisiin, toimintasuunnitelmaan ja yhteistyökumppaneiden toimintaan. Tällä tavoin eliminoidaan turhaa päällekkäisyyttä toiminnoissa ja toteutetaan oman organisaation tavoitteita fokusoidusti. Tämä pätee mihin tahansa nuorisotyön osa-alueeseen. Suunnitelmallinen ote työhön vaikuttaa positiivisesti muuhunkin kuin digitaaliseen nuorisotyöhön.

Läpi SomeCampin osallistujat pääsivät ryhmätyöskentelyn ohessa tekemään syvempiä harjoitteita suunnitelmallisuuden parissa. Ryhmätoiminnassa kerättyjen ajatusten pohjalta työskentely tiivistyi intensiivipäivillä. Pyrimme tämän avulla jatkojalostamaan ryhmätyöskentelyn aikana syntyneitä ajatuksia ja huomioita.

Pienin keinoin lähemmäksi osallistujia

Meille oli tärkeää viestittää osallistujillemme, että olemme yhdessä tekemässä SomeCampia. Koska SomeCamp on perinteisesti ollut leiri, lähetimme pienen selviytymispakkauksen etukäteen, jossa oli valinnanvaraisesti joko aamukahvit tai aamuteetä, sekä hieman oheismateriaalia ja muuta seminaaritavaraa. Näin myös mahdollistimme intensiivipäivien kahvihetket halukkaille.

SomeCampin osallistujille lähetettyjä kahvipaketteja pöydällä omalla Verken tekemällä etiketillä
Osallistujille lähetettiin SomeCampin omaa kahvia ja teetä taukoja varten.

Iltaohjelman halusimme mukaan samasta syystä. Halusimme tarjota uudesta konseptista huolimatta SomeCampin tuttuja elementtejä. Siinä samalla vastasimme osallistujilta tulleeseen toiveeseen tietovisasta, joka sekin on tietynlainen perinne SomeCampin ohjelmassa. Palautteen pohjalta oli toki oikein ymmärrettävää, etteivät kaikki enää jaksaneet iltaohjelmaan osallistua enään pitkien päivien jälkeen. Tulevaisuudessa ohjelman tarkempi rajaaminen ajallisesti ja vapaamman ohjeman sijoittaminen osaksi päivän kulkua, olisivat varmasti kokeilemisen arvoisia ratkaisuja.

Konepellin alla

Olimme jo päättäneet, että pyrimme tarjoamaan suurin piirtein saman määrän osallistujapaikkoja, kuin mitä olisimme tarjonneet live-tapahtumassa. Paikkojen määräksi päätimme lopulta 50 ja muutama paikka taisi mennä ylikin. Oli hienoa huomata, että paikat täyttyivät lähes yhtä nopeasti kuin aikaisempina vuosina. SomeCampille oli selkeästi kysyntää verkkovälitteisestikin!

Tapahtuman vieminen verkkoon toi omat haasteensa presentaation, yhteydenpidon ja tiedottamisen puolesta. Käytettävät videokokous- ja muut tarvittavat palvelut olivat melkoisessa syynissä suunnittelun alkuvaiheessa. Osallistujamäärä oli sopivinta alustaa valittaessa yksi tärkeimpiä kriteerejä. Palvelun piti olla myös selkeä käyttää. Perinteisen sähköpostin ja some-viestinnän lisäksi SomeCampissa käytettäviksi ohjelmiksi ja palveluiksi valikoitui lopulta Zoom, Discord, LineUpr sekä Googlen sheets, docs ja Jamboard. Tärkeintä meille oli, että tapahtuma oli mahdollisimman sulava osallistujille.

Verken Marcus istuu tekniikkavastaavana tietokoneen äärellä toimistolla
Tekninen toteutus hoidettiin Verken toimistolta käsin Marcuksen johdolla.

Vaikka koimme, että tilaisuus oli onnistunut ja näytti ulospäin teknisesti hyvältä, on meillä vielä paljon parantamisen varaa, sikäli kuin jatkossa verkossa järjestettäviä tapahtumia järjestämme. Aikatalutus nousi selkeäksi parannuskohteeksi omassa sekä osallistujilta saamassamme palautteissa, joko aikaa oli liian paljon tai liian vähän.

Tarkka aikataulu ja selkeä roolitus järjestävälle taholle kirjattuna tapahtumakäsikirjoitukseen auttaa asiaa paljon. Vaikka olimme kirjanneet tapahtuman kulun rooleineen omaan sisäiseen “team scriptiimme”, olisimme voineet kirjoittaa sen vielä tarkemmin auki. Mitä yksityiskohtaisempi, sen parempi. Saamamme palautteen perusteella muokkaisimme myös tapahtuman ohjelmaosiota. Tiedämme nyt tarkemmin, kuinka paljon aikaa tietyt ohjelmaosiot vievät ja kuinka esimerkiksi osa ohjelmaan liittyvistä tehtävistä vaatii opastamista sekä aktiivisuutta vetäjältä.

Tärkeä osa tapahtuman anatomiaa oli tekniikka ja siihen tarvittavat resurssit. Etänä verkossa järjestettävässä tapahtumassa kyse oli lähinnä esitystekniikasta sekä yhteyksien hallinnasta. Valitettavasti teknisiä ongelmia tuli pitkin tapahtumaa, vaikka kaikki oli testattu ja varmistettu etukäteen. Jatkossa keskittäisimme yhden ihmisen työpanoksen kokonaan tekniikalle ja yhden ihmisen panoksen kokonaan digitaalisen alustan fasilitointiin. Roolituskysymys siis tämäkin. Yksi vaihtoehto olisi ulkoistaa lähetys ja tekninen puoli kokonaan, jolloin Verken olisi mahdollista keskittyä muuhun sisältöön.

Oli mielenkiintoista huomata, kuinka erilaiset tapahtumajärjestämisen kohdat korostuivat, kun SomeCamp järjestettiin verkossa perinteisen tapahtuman sijaan. Koska olimme lähes kaikki työntekijätkin etäyhteyksien päässä, piti erilaisia viestimiä pitää silmällä tiukasti, niin osallistujien kuin kollegoiden puolesta. Verkkotapahtuma ei salli pikaisia hihasta nykäisyjä tai ajatusten vaihtoa käytävällä kohdatessa.

SomeCamp 2020 teemana oli suunnitelmallisuus. Suunnitelmallisuuteen kuuluu osana testaaminen, palaute ja jatkokehitys. Palautetta olemme hyvin saaneet ja myös purkaneet omia kokemuksiamme sekä ajatuksiamme tapahtumasta. Jatkokehitys tapahtuu osaltamme nyt ja pian vuodenvaihteen jälkeen päätämme SomeCampin jatkosta. Keväällä pitääkin jo aloittaa mahdollisesti seuraavan tapahtuman suunnittelu ja järjestelyt.

Katso kaikki blogikirjoitukset

Arkisto