Verken sidosryhmä- ja tiedotusrekisterin tietosuojaseloste

Henkilö pitää puheinta kädessä järvimaisemassa.

Verken sidosryhmä- ja tiedotusrekisterin tietosuojaseloste

  1. Rekisterinpitäjä

Rekisterinpitäjä:
Verke / Helsingin kaupunki (y-tunnus 0201256-6)

Rekisteriasioiden yhteyshenkilö:
Heikki Lauha, suunnittelija, heikki@verke.org

Verke
Osoite: Verke, PL 10401, 00099 Helsingin kaupunki
Käyntiosoite: Autotalo, Salomonkatu 17 A, 3. kerros, 00100 Helsinki
Puhelin: +358 41 5121703
Sähköposti: info@verke.org

Tietosuojavastaava:
Helsingin kaupunki, kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala
Marko Luukkanen, lakimies, puh. 310 89130

 

  1. Rekisterin nimi

Verken sidosryhmä- ja tiedotusrekisteri

 

  1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Verke toimii vuosina 2020-2023 opetus- ja kulttuuriministeriön nimeämänä digitaalisen nuorisotyön osaamiskeskuksena. Osaamiskeskustoiminnasta on säädetty tarkemmin nuorisolaissa (1285/2016) sekä valtakunnallisen nuorisotyön ja -politiikan ohjelmassa 2020–2023. Verke toimii hallinnollisesti Helsingin kaupungin kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan nuorisopalvelukokonaisuuden alla.

Verke käsittelee henkilötietoja tarkoituksissa, jotka on määritelty digitaalisen nuorisotyön osaamiskeskuksen tavoitteisiin ja tehtäviin kuuluviksi. Ne liittyvät kouluttamiseen ja tapahtumien järjestämiseen, materiaalin tuottamiseen, viestintään, sidosryhmäsuhteiden hoitamiseen sekä muuhun osaamiskeskuksen palvelujen tarjoamiseen.

Henkilötietojen käsittely perustuu voimassa olevaan tietosuojalainsäädäntöön ja Euroopan yleisen tietosuoja-asetuksen artiklaan 6 sekä artiklaan 9.

Verken sidosryhmä- ja tiedotusrekisterin tiedot mahdollistavat Verken maksuttomien palvelujen tarjoamisen alan toimijoille sekä yhteydenpidon Verken sidosryhmiin, yhteistyökumppaneihin ja muihin Verken toiminnasta kiinnostuneisiin. Viestinnän eri kanavissa kerrotaan Verken toiminnasta, tapahtumista ja palvelutarjonnasta, tiedotetaan näissä tapahtuvista muutoksista sekä käsitellään digitaalisen nuorisotyön ajankohtaisia asioita. Tietojärjestelmästä automaattisesti kertyviä lokitietoja voidaan käyttää tietoturvan varmistamiseksi ja poikkeamien ennaltaehkäisemiseksi. Rekisteriä voidaan käyttää tutkimus- ja kehitystoimintaan esimerkiksi sidosryhmille toteutettavien kyselyjen ja haastattelujen yhteydessä.

 

  1. Rekisterin tietosisällöt

Rekisteri voi sisältää seuraavia henkilötietoja:

  • etu- ja sukunimi
  • yhteystiedot (postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
  • organisaatio
  • nimike
  • uutiskirje- ja muut listajäsenyydet, tapahtumailmoittautumiset ja -osallistumiset, julkaisujen tilaustiedot
  • markkinoinnin lupa- ja kieltotiedot
  • lokitiedot
  • muut henkilön vapaaehtoisesti Verken tietojärjestelmään antamat tiedot, kuten ruoka-ainerajoitukset/-allergiat, henkilön profiilikuva, mahdolliset tapahtumajärjestelyissä huomioitavat seikat sekä osaamiseen tai taustaan liittyvät asiat

 

  1. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin tiedot kerätään ensisijaisesti rekisteröidyiltä itseltään (esimerkiksi uutiskirjeen tilauksen, julkaisujen tilauksen tai tapahtumiin ilmoittautumisen yhteydessä).

Tietoja voidaan myös kerätä, tallettaa ja päivittää julkisista lähteistä, kuten organisaatioiden internetsivustoilta, rekisteröidyltä henkilöltä itseltään ja erilaisten Verken järjestämien tilaisuuksien, tapahtumien tai koulutusten yhteydessä.

 

  1. Henkilötietojen säilytys

Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty.

Lisäksi alla lueteltuja tietoja säilytetään seuraavien säilytysaikojen mukaisesti:

  • Rekisterin sisältämät rekisteröityjä koskevat perustiedot säilytetään niin kauan kuin on tarpeellista yhteistyökumppani- tai sidosryhmäsuhteen hoitamisen ja kehittämisen kannalta. Tietojen säilyttämisen tarvetta arvioidaan vähintään vuoden välein.
  • Uutiskirjeen tilaajan henkilötietoja säilytetään siihen asti, kunnes hän lopettaa uutiskirjeen tilauksen. Tilaaja voi peruuttaa uutiskirjeen viestien yhteydessä olevasta linkistä, jolloin tiedot poistetaan tilaajarekisteristä. Tällöin rekisterissä voidaan kuitenkin säilyttää tieto peruuttamisesta, mutta tieto säilytetään korkeintaan vuoden ajan.
  • Julkaisujen tilauslomakkeen täyttäneiden henkilötietoja säilytetään niin kauan, kunnes tilaus on toimitettu ja vastaanotettu. Henkilötiedot arkistoidaan ja niitä voidaan käyttää myöhemmin erillistä sidosryhmäkyselyn lähettämistä varten. Tilauslomakkeen henkilötietoja säilytetään osaamiskeskuskauden ajan eli  korkeintaan neljä vuotta.
  • Verken järjestämän tapahtuman tai muun vastaavan yhteistyökumppani- ja/tai sidosryhmätapahtuman osalta osallistujien tapahtuman järjestämiseen liittyviä henkilötietoja säilytetään kyseisen tapahtuman ajan ja joka tapauksessa siihen asti, kunnes tapahtumaan liittyvät mahdolliset maksusuoritukset tai muut tapahtumaan liittyvät toimenpiteet on tehty. Tapahtumien osallistujatiedot arkistoidaan ja tietoja säilytetään osaamiskeskuskauden ajan eli korkeintaan neljä vuotta.

Verke arvioi tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sisäisten käytännesääntöjensä mukaisesti. Lisäksi Verke toteuttaa kaikki mahdolliset kohtuulliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että käsittelyn tarkoituksiin nähden epätarkat, virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan viipymättä.

 

  1. Henkilötietojen luovutus ja siirto

Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen sisäpuolella. Uutiskirjeen tilaajien ilmoittamat tiedot tallentuvat MailChimp-palvelun palvelimille, jotka sijaitsevat Yhdysvalloissa.

Verke voi käyttää osapuolten välisen yhteistyösopimuksen perusteella tietojen käsittelytehtävien teknisessä tai operatiivisessa toteuttamisessa alihankkijoita (esim. painettujen julkaisujen tilaus, teknisen välineistön lainaus).

Henkilötietoja voidaan luovuttaa yhteistyökumppaneille tapahtuman järjestelyyn, toteuttamiseen ja/tai jälkiviestintään liittyvissä tarkoituksissa. Tahot yksilöidään tapahtumakohtaisesti kutsujen ja/tai ilmoittautumisen yhteydessä.

Muutoin Verke ei luovuta henkilöiden tietoja kolmansille osapuolille ilman rekisteröidyn antamaa lupaa.

 

  1. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteriä käyttävät ainoastaan henkilöt, joiden toimenkuvaan sen käyttö nimenomaisesti kuuluu. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja ne on suojattu palomuurein, salasanoin ja muin teknisin suojakeinoin. Verken työntekijät ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.

 

  1. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet:

(a) oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihin sekä seuraavat tiedot:

  • käsittelyn tarkoitukset
  • kyseessä olevat henkilötietoryhmät
  • vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät, joille henkilötietoja on luovutettu tai on tarkoitus luovuttaa
  • mahdollisuuksien mukaan henkilötietojen suunniteltu säilytysaika tai jos se ei ole mahdollista, tämän ajan määrittämiskriteerit
  • rekisteröidyn oikeus pyytää rekisterinpitäjältä häntä itseään koskevien henkilötietojen oikaisemista tai poistamista taikka henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tai vastustaa tällaista käsittelyä
  • oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
  • jos henkilötietoja ei kerätä rekisteröidyltä, kaikki tietojen alkuperästä käytettävissä olevat tiedot
  • automaattisen päätöksenteon, kuten profiloinnin, olemassaolo, sekä merkitykselliset tiedot tällaiseen käsittelyyn liittyvästä logiikasta samoin kuin kyseisen käsittelyn merkittävyys ja mahdolliset seuraukset rekisteröidylle;

(b) oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen;

(c) oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot sekä oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä;

(d) oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa määritellyissä tilanteissa;

(e) oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa määritellyissä tilanteissa;

(f) oikeus saada itseään koskevat henkilötiedot, jotka rekisteröity on toimittanut Verkelle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle sen rekisterinpitäjän estämättä, jolle henkilötiedot on toimitettu, jos käsittely perustuu asetuksen tarkoittamaan suostumukseen ja käsittely suoritetaan automaattisesti;

(g) oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta.

Kirjallinen pyyntö henkilötietojen tarkastuksesta, oikaisusta tai poistamisesta tulee lähettää sähköpostitse osoitteeseen info@verke.org. Tarkastuspyyntö voidaan myös esittää henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän toimipaikassa yllä mainitussa osoitteessa.

Verken sidosryhmä- ja tiedotusrekisteriin rekisteröidyn henkilön on hyvä käyttää sähköpostiviestinnässä samaa sähköpostiosoitetta, jonka hän olettaa löytyvän rekisteristä. Verke voi lisäksi tarvittaessa pyytää lisätietoja tai -selvitystä henkilöllisyyden varmentamiseksi.

 

  1. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Verke pitää itsellään oikeuden muuttaa tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä verkkosivuillaan. Muutokset voivat perustua esim. lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.

 

Tämä seloste on viimeksi päivitetty 27.8.2021.